InDesign: PDF ganz einfach erstellen

März 7, 2015 by · Leave a Comment
Filed under: Allgemein 

PDF ist ein weltweit verbreitetes und universelles Dateiformat zum Austausch von Dateien zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Plattformen, bei dem die Schrift, Bilder und Layout des Dokumentes erhalten bleiben. 

Das ist das Standardformat für die elektronische Weiterleitung von Dokumenten oder Formulare, die sicher im elektronischen Format weitergeleitet werden sollen.

Mit Adobe PDF erstellen hat sehr viele Vorteile: Die Dateien sind klein und kompakt, alle Inhalte lassen sich übermitteln, die Software ist kostenlos und diese lässt sich auf allen Plattformen öffnen. Mit Adobe PDF erstellen kann für Arbeitsabläufe bei dem Austausch und der Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Partnern effektiv eingesetzt werden. Auch der Austausch mit Druckdienstleistern kann durch ein PDF-Erstellen sehr vereinfacht werden. Wer mal eine ganz tolle Variante des PDF ausprobieren möchte, der kann ein Interaktives PDF erstellen.

Ein PDF erstellen war bislang problemlos möglich über entsprechende Funktionen in den Programmen, die ein Abspeichern als PDF ermöglichen. Dadurch konnten diese schnell und problemlos erstellt und versandt werden. Dies ist sowohl aus Word-, Excel- oder Power-Point Dateien möglich. Schwierigkeiten gab es bislang jedoch bei dem Erstellen von Formularen im PDF und deren Versendung.

Formulare mit InDesign erstellen

Formulare erstellen kann deswegen so mühsam sein, weil bestimmte Felder mit einer ganz bestimmten Größe an einer ganz bestimmten Stelle stehen müssen. Bei einem Druck oder Versand per E-Mail oder bei der Umwandlung in ein PDF-Format darf es hier zu keiner Verschiebungen kommt, damit das Layout des Formulars bestehen bleibt. Die konnte bislang zeitweise sehr mühsam sein.

Für das Erstellen von Formularen gibt es mittlerweile zahlreiche Anwendungen, welche dies erleichtern, wie zum Beispiel InDesign. Jedoch bestand auch hier das Problem der Umwandlung in eine leicht versendbare aber unveränderliche Datei zu erstellen. Diese Probleme haben sich mit dem neuen InDesign CS6 weitgehend erledigt. Das Programm ist in der Lage, sowohl passende Formularfelder und vollständig Interaktive PDF Formulare zu erstellen und diese auch als PDF-Datei auszugeben. InDesign ermöglicht es auch interaktive Formulare, die Online verwendet werden können, zu erstellen.

PDF-Erstellen in InDesign: Schritt für Schritt

Schritt 1: Formular entwerfen und professionelles Layout erstellen

Im ersten Schritt ist zunächst selbstverständlich das passende Layout mit InDesign zu erstellen. Hier kann auf ganz einfache Weise InDesign passender Text und auch leere Felder zur Eingabe oder zum Ausfüllen angelegt werden. Das Programm lässt sich hierfür vergleichsweise einfach nutzen.

Auch Text- oder Objektrahmen lassen sich anlegen, um die später auszufüllenden Felder besser und deutlicher zu markieren, damit die Nutzerfreundlichkeit der Formulare steigt. Mit den Möglichkeiten des InDesign Cs können auf diese Weise professionelle und optische ansprechende Formulare erstellt werden.

Schritt 2: Felder benennen

Sind die möglichen Felder ausgewählt, muss im InDesign in dem Fenster “Interaktiv /Schaltflächen und Formulare” die Variante des gewünschten Formularfeldes ausgewählt werden. Im Anschluss daran vergeben muss ein Name vergeben werden. Dann ist über die Optionen weiter vorzugehen, um weitere Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 3: Exportieren der PDF

Nach der Fertigstellung des entsprechenden Formulars, ist es nun an der Zeit das Formular auch in dem gewünschten PDF Format zu erstellen. Hier für ist es notwendig, dass man die Datei als PDF ganz einfach über die Rubrik “Datei” und die Funktionen “Exportieren” und “interaktive PDF” exportiert. Anschließend kann man die Datei nach belieben Ablegen und Abspeichern oder ggf. versenden.

Beim Öffnen der erstellten PDF-Datei lassen sich nun die Felder unmittelbar ausfüllen. Diese sind nun vollständig einsatzbereit und lassen sich entweder per E-Mail an die gewünschten Adressaten versenden. Sehr nützlich sind die selbst erstellen Formulare aber auch für den Einsatz in einem Intranet oder auf Webseiten, wo Interessenten oder auch Kunden die ansprechenden Formulare aufrufen und direkt ausfüllen können. Dies ist eine enorme Erleichterung, die für gewöhnlich stark honoriert wird. Im modernen Geschäftsleben oder auch für andere Webauftritte, welche die Verwendung von PDF-Formularen erforderlich macht ist dies ein absolutes Muss. Alles andere wäre nahezu antiquarisch.

Nachträgliche Änderungen und Anpassungen von PDF-Formularen

Nach dem PDF-Erstellen kann es regelmäßig vorkommen, dass Änderungen, Ergänzungen oder Anpassungen notwendig werden. Es wäre sehr misslich, wenn man hierfür wieder ein neues Formular erstellen müsste, um diese erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Aber auch das ist nicht länger erforderlich mit InDesign CS 6.

Wird mal eine Text- oder Layoutanpassung im erstellten Formular fällig ist, kann man einfach in die Datei von InDesign hinein gehen und die erforderlichen Änderungen vornehmen, wie sie im Einzelnen gewünscht werden. Danach sind die oben dargestellten Schritte, insbesondere Schritt 3, zu wiederholen. Für ein PDF-Erstellen ist einfach erneut einen Export auszuführen und die PDF-Datei ist erstellt. Auf diese Weise ist das geänderte PDF-Formular schon angepasst und vollständig einsatzbereit.

Fazit: Sehr praktisches Tool

Die Vorteil des neuen InDesign CS 6 und anderer Vorversionen sind unübersehbar. Jeder Leidgeplagte, der jemals in der Situation war, Formulare erstellen zu müssen, wird diese Funktion anbeten. Für Webauftritte im Internet und andere Geschäftspräsentationen mit PDF-Files ist diese Anwendung sowohl zum Erstellen passender Layouts als auch zum PDF-Erstellen ein absolutes Muss. Dies lässt sich in jeder Hinsicht sehr gut und einfach bedienen und erleichtert die Arbeit enorm.

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